FUNCIONES CON LA RELACION A LA ADMINISTRACION

Podemos describir las funciones de una Agencia de Viajes de la siguiente forma:

Función Asesora
Función Contable
Función de Intermediario
Función Social
Función Organizacional
Función Técnica
Función Administrativa
Función Comercial
Función Financiera

Función Asesora
Esta función implica informar claramente al viajero sobre las características de los destinos, los servicios que obtendrá así como quien se los proveerá y los viajes existentes.

Función de intermediario
Se refiere a tramitar y mediar la reservación, distribución y venta de productos turísticos. Si la agencia de viajes desempeña muy bien tal función, esto le permitirá acercar el producto al cliente y multiplicar los puntos de venta.

Esta función comúnmente es ejercida por las agencias minoristas, ya que son quienes concretarán la reservación, la renta o venta de los siguientes grupos de servicios:

- Servicios de forma aislada como puedan ser:

Billetes para un determinado medio de transporte.
Alojamientos en establecimientos dentro del hotel.
Alojamientos en establecimientos extrahoteleros.
Entradas para determinados espectáculos culturales o deportivos.
Renta de autos o salones para fiesta y congresos.
Pólizas de seguro de viajes.
Venta de guías turísticas.


-Servicios de viajes combinados: estos son ofertados generalmente por mayoristas o tour operadores; en este caso la función mediadora de la agencia se torna en mera función distribuidora.

-Servicios subsidiarios


Cambio de divisas.

Cambio y venta de cheques de viajes.

Modificación o cancelación de reservaciones.

El tramitar la documentación necesaria para el viaje como el pasaporte o la visa.

-Servicios de representación de proveedores, destinos u otras agencias de viajes: en tal caso la agencia de viajes adquiere el producto y luego lo vende, por lo tanto está asumiendo el riesgo de la operación.
Con la introducción de la nuevas tecnologías de información, la función mediadora de la agencias de viajes es más susceptible, debido a que muchas veces ya no se necesita de su participación para hacer el trato directo entre el proveedor del servicio turístico y el cliente.


Función organizacional
Esta se refiere a que la agencia puede diseñar, organizar, vender y operar viajes y productos turísticos combinando distintos servicios a un precio global establecido, esto es a lo que se le llaman viajes combinados o paquetes (viajes estándar programados a la oferta).

Otro tipo de viajes que la agencia puede implementar son los forfaits (viajes programados de acuerdo a la demanda y adaptados a cada cliente).

La función organizacional está gestionada por tour operadores y agencias mayoristas. Para llevarla a cabo se tienen que cumplir algunos puntos:

Se tiene que hacer una investigación permanente de los mercados para conocer las tendencias y necesidades de los clientes, así como también las ofertas de la competencia.


Función Técnica
Se refiere a que la agencia proyecte, elabore y ponga en marcha productos turísticos. Para ello es necesario realizar las siguientes actividades:

Planear el programa que se pretende llevar a cabo, por ejemplo si el cliente desea viajar a un determinado sitio, la agencia tiene que investigar todo lo que se refiere al lugar: como llegar, en cuanto tiempo, mejor opción para hospedarse, que lugares de interés tiene, el costo del viaje, etc.


Función Financiera
Se refiere a la buena administración de los recursos económicos de la agencia, para lograrlo es necesario:
El conocimiento y análisis de la estructura económica-financiera de la empresa.
Elaborar y analizar presupuestos.
Idear un método adecuado para generar ingresos, organizar y supervisar gastos, así como de cobros y pagos para que se realicen de manera oportuna.