EXPOSICION

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ADMINISTRACION FINANCIERA DE UNA AGENCIA DE VIAJES

Proceso operativo de venta en una agencia de viajes.

A continuación se muestra gráficamente el proceso operativo de la venta de boletos aéreos en una agencia de viajes. La activa participación de todos los niveles administrativos de la empresa en la formulación de las metas tiene un efecto positivo debido a que de alguna manera se podrán diseñar planes efectivos para sus departamentos, lo cual les permitirá tomar mejores decisiones en función de los objetivos generales de la empresa.
La planeación y el control financiero son dos elementos que no pueden analizarse aisladamente, ya que en la planeación se establecen las metas de la organización y el control financiero evalúa el cumplimiento de las mismas. A través del proceso de planeación y control financiero la administración trata de evitar las desviaciones respecto a la planificación y mejorar la rentabilidad de las distintas áreas, para beneficiar a toda la compañía. Sin duda una gran parte de los fracasos se evitaría mediante un adecuado control de las finanzas Técnicas del control financiero.


Control de presupuestos.

Los presupuestos son una herramienta muy importante dentro del control financiero, debido a que desempeñan la función de obligar a los administradores a poner por escrito sus ideas permitiendo un mejor orden dentro de una institución.

Definición.
Es la estimación programada, de manera sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo en un período determinado. Los presupuestos permiten a los administradores evaluar el costo actual por actividad, así como considerar alternativas en caso que ella resulte muy costosa.
Los administradores podrán evitar un posible déficit en los recursos disponibles para actividades específicas, si cuentan con un presupuesto realista y actualizado, que se compare periódicamente con los gastos realizados.


A continuación se muestra figura que resume los presupuestos más utilizados:

Esquema básico de la clasificación de los presupuestos.


Presupuesto operativo

Presupuesto financiero
Presupuestos un enfoque moderno de planeación y control de recursos. También se denomina presupuesto de caja o de Efectivo porque consolida las diversas transacciones relacionadas con la entrada de fondos monetarios o con salida de fondos líquidos ocasionados por la congelación de deudas, amortización de créditos, impuestos y dividendos. Presupuesto de erogaciones capitalizables. Controla las diferentes inversiones en activos fijos. Sirve para evaluar alternativas de inversión posibles y conocer el monto de los fondos requeridos y su disponibilidad en el tiempo. Es El documento que muestra la situación económica de una empresa a una fecha futura. Por medio de éste, la empresa puede proyectar el crecimiento de sus principales rubros (ingresos y egresos), en busca del logro de sus objetivos.

Es el documento que muestra la situación financiera de una empresa a una fecha futura. Por medio de éste, la empresa puede proyectar el crecimiento de sus principales rubros (activos, pasivos y capital), de acuerdo a sus espectativas.

Este documento suministra a los usuarios de los estados financieros las bases para evaluar la capacidad que tiene la empresa para generar efectivo a una fecha futura, así como las necesidades de liquidez que tendrá.

Estados de resultados proyectado Balance general proyectado. El presupuesto de ventas define el nivel y la mezcla de las ofertas proyectadas de productos y servicios, esta información deberá ser desarrollada de manera coherente con el plan estratégico global de la organización.

Su objetivo es asegurar que se programen las cantidades adecuadas de dinero que se gastarán en las funciones apropiadas, en el momento y lugar mas efectivo.

Presupuesto de ventas.


Presupuesto de gastos de operación.


Estados financieros proyectados


Presupuesto de tesorería.


Estado de flujos de efectivo proyectado.

LA ADMINISTRACION Y LA ETICA

El administrador y la ética

En una empresa u organización turística ser un administrador efectivo es una labor muy demandante, pero en la actualidad, enfrentan desafíos muy particulares. La cada vez más alarmante contaminación industrial y competencia entre una y otra empresa nos recuerda que al destinar recursos los administradores inevitablemente incurren en ventajas y desventajas, sin importar lo que hagan o dejen de hacer. El estudio de quién resulta, y quién debe resultar beneficiado o perjudicado por una acción en particular se denomina ética, la cual estudia también quien goza de derechos de cualquier índole, y quién goza de ellos. En un plano superficial, es relativamente fácil juzgar si una práctica empresarial es correcta e incorrecta en términos de ética. Lo complejo, en particular cuando las normas convencionales no son aplicadas, consiste en comprender los conceptos y las técnicas de la toma de decisiones éticas para poder establecer juicios de orden moral más adecuados.
Desde el punto de vista meramente filosófico, la ética es la ciencia que estudia las actuaciones humanas en cuanto se relacionan con los fines que determinan su rectitud. En general toda ética pretende determinar una conducta ideal del hombre. Desde la perspectiva de la ética especial o de ontología que trata de los deberes que se imponen al hombre según los distintos aspectos o campos en que se desarrolla su vida, es donde podemos ubicar su importancia en el desarrollo del ejercicio profesional de la administración de personal.
Así las cosas, las normas éticas y morales sobrepasan las prohibiciones de la ley y el lenguaje de "no debes", e incluyen las cuestiones del deber y el lenguaje de "se debe y no se debe hacer". La ética se refiere al deber humano y a los principios en los que se apoyan estas obligaciones.
Todas las empresas turísticas tienen una obligación ética, para con la competencia, comunidad, estado y por supuesto para con el cliente. Pero, no solo en términos de normas y deberes como reglas, sino en términos de valores: la libertad, la igualdad, la solidaridad, el respeto activo y el diálogo. La administración de personal turístico, debe propender por la generación de tres elementos éticos fundamentales que permitan el desarrollo de los valores: la ética de la responsabilidad, la ética hacia el interés de todos, y la ética de la organización. Es decir, la administración de personal, debe propender hacia la consolidación de una empresa ética basada en éstos elementos: una cultura corporativa sólida (valores construidos colectivamente), el talento humano como capital principal de la empresa, la calidad como aspiración fundamental, la combinación de la búsqueda de bienes tangibles (materiales) e intangibles (armonía, cooperación, ausencia de conflictos, cordialidad) preocupación por los clientes, trabajadores, y los competidores, en el marco de sus actuaciones, asumir la responsabilidad social por las acciones de la empresa, ejercer una dirección basada en los valores, y predominio de un contrato moral de la empresa con sus integrantes, más allá del contrato legal.

EL GERENTE GENERAL EN LA ADMINISTRACION DE SERVICIOS TURISTICOS Y AGENCIAS DE VIEJES

Para promover una empresa turística es imprescindible el objetivo ya que es la meta o cualquier cosa especifica que se desea alcanzar. El objetivo de una compañía turística es la misión para alcanzar la meta de ella. El objetivo es importante para una empresa por que es un fin o un estado de los negocios que una organización procura alcanzar, y para cumplir su propósito lucrativo el cual se consigue mediante el uso eficiente de recursos.

La administración de una empresa turística es muchas veces una operación de tiempo completo, 24 horas al día durante 7 días a la semana, los 365 días del año. Una empresa turística nunca cierra sus puertas, es decir, no tiene tiempo libre ni vacaciones. Algún representante de la dirección y ciertos miembros del personal de operación deben estar en funciones cada hora y cada día del año.

El gerente general es responsable de definir e interpretar las políticas establecidas por la dirección. Además, el gerente con éxito debe aplicarlas y mejorarlas, y ocasionalmente verse obligado a omitirlas por completo. El correcto desempeño de estas obligaciones requiere de un conocimiento funcional de todas las fases de la operación de la empresa donde labora. Nadie puede dar o explicar una orden correctamente sin tener alguna idea de lo que se trata. La forma, mas rápida y fácil de que un gerente pierda el respeto de sus empleados es dando instrucciones sin comprender sus implicaciones o la cantidad de tiempo necesario para realizarlas. De hecho, es imposible supervisar a alguien en forma correcta e inteligente sin tener por lo menos una idea general de los deberes y responsabilidad de esa persona en el campo en el que se desenvuelve. Aquí entra una parte muy importante de la administración, la cual es la buena comunicación que debe de existir entre el gerente y sus subordinados, tema que tratare mas adelante.

COMO ESTAN ORGANIZADAS LAS AGENCIAS DE VIAJES

¿Como están organizadas las agencias de viajes?

Siendo la organización de cualquier empresa una parte de la administración esta depende de las etapas como previsión y planeación de la propia empresa que en el presente caso es una Agencia de Viajes.

Podemos sugerir que una Agencia de Viajes de mediana magnitud y presupuesto que se trata de una S.A de C.V. se puede organizar de la siguiente forma:
1.- Dividir las actividades de la empresa en dos grupos las que son propias de la misma y que denominamos Gerencia de Operaciones y Las actividades Administrativas.
2.- De la primera algunas agencias dividen los departamentos en venta de boletos, grupos y reservaciones, que podemos simplificar en departamentos de venta y de servicios.
3.- La gerencia Administrativa es aplicable a cualquier empresa con cuatro grandes áreas: Finanzas, Contabilidad Servicios generales y Personal.
"Diagrama Organizacional de una Agencia de Viajes"

El organigrama de una agencia de viajes es diferente dependiendo si es minorista, Mayorista, minorista-mayorista, receptivo, emisor, etc. El de una agencia mediana con pocas sucursales y emisora por ejemplo, se divide en: Presidencia Dirección general Dirección comercial Directores/jefes de oficina Jefes de distintos puestos, si los hay, como grupos, empresas, mostrador, etc.
La estructura administrativa de una Agencia de Viajes debidamente organizada contiene las gerencias y departamentos necesarios para lograr un adecuado funcionamiento. Para una mejor ilustración a continuación se presenta un organigrama:

GESTION DE AGENCIAS DE VIAJES. (GAA).

ORGANIZACION DE VIAJES

Organizaciones de Agencias de Viajes

Terminología Básica de la Agencia de Viajes
Asociación comercial americana de viajes (TIAA)
Asociaciones sin fines lucrativos del gobierno y de compañía privada constituida para promocionar los viajes hacia y en el interior de Estados Unidos.
Asociación internacional de guías (IATM)
Organización profesional de guías turísticos

Organizadores de Viajes

¿Quiénes son los agentes de viajes y que papel juegan en la organización de los mismos? Por lo común, os agentes son propietario o empleados de un negocio relativamente pequeño. Sin son empleados de un negocio, sus ingresos serán modestos y tendrán bastante trabajo, para éste también será emocionante y probablemente van a disfrutar llevándolo a cabo. Incluso los mismos propietarios probablemente nunca se enriquecerán, pero podrán disfrutar de viajes baratos por todo el mundo. La mayoría de los viajes de los agentes los pagan enteramente o en buena parte las compañías áreas de Estados Unidos o del extranjero, las oficinas de turismo estatales, los hoteles, los tours operadores y los propietarios de complejos turístico.

Unas 175 mil personas trabajan en agencias de viajes. Las agencias de mayor tamaño forman parte habitualmente de una sociedad y suelen tener sucursal.


El consejero del viajero

Los agentes profesionales se pueden considerar así mismo como consejero o bien simplemente como vendedores de billetes; sin embargo, los agentes que han viajado mucho y saben hablar con confianza se crea una clientela que busca su consejo y sus conocimientos volviendo años tras año como lo haría con un banquero o un abogado de confianza.

Las agencias que venden viajes colectivo hacen los preparativos de los viajes para los empleados de una o varias compañías y cobra directamente de la compañía. Algunos potencian a venta de tours por que el porcentaje de beneficio pudo ser mucho más elevado, la venta de un tours puede llegar a alcanzar un margen de treinta por ciento, mientras que a comisión en los viajes aéreos es inferior al diez por ciento